創業2年目の会社が月末に欠かさずやっている事務作業を紹介します

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Ponnufとして創業し2年目となりますが、法人化して一緒に働くメンバーが増えたことで、事務的な作業もやや多くなりました。

本当は「創業2年目の会社が売上700%増やすためにやった5つの施策」なんて記事でも書きたかったのですが、そもそもそこまで倍増していませんし、事業が違えば方法も違うわけであまり参考にならなそう、ということで書くのは止めることに。

ただ、どんな企業でも事務的な作業って発生するし、そういったノウハウや知識は意外と共有されていないなと。
目に見えない部分の仕事だからこそ、知っておくと参考になるかもしれないので、まとめておこうと思います。

ということで、事務的な作業を中心に毎月やっていることを紹介します。

給与や外注費の振込

まず、法人の銀行は「埼玉りそな銀行」を使っています。
個人口座も埼玉りそな銀行で、法人成りするときに違う銀行を行き来するのも手間だったのと、自分への振込手数料は安く済むので特に悩まずに決めてしまいました。

振込については「りそなビジネスダイレクト」でネットから振り込んでいます。
今春になって利用時間が長くなり平日24時近く、土日も対応と便利になりました。

普通に生活しているとクレジットカードで支払うことや口座引き落としはしても、他人の口座に振り込むことって少ないので、意外とネット振込って浸透していないのかも、と思い、もしネット振込を活用していない人いたら、法人/個人関係なくとても便利なのでおすすめです。

請求書の発行

振込の反対で、請求書の発行を月末に行っています。
請求書の発行についてはMisocaを活用しています。
『クラウド請求書・見積書・納品書管理サービス Misoca(みそか)』

請求書を一括で管理でき、テンプレートがあるのはやはり使いやすいです。

それ以上に、Misocaの一番魅力的な機能は郵送してくれること。
手書きや郵送手配が面倒で苦手なので、ポチっと押すだけで郵送できるのは本当に嬉しいです。

Misocaの詳細は2年前の記事になりますが、以下を参考にどうぞ。
参考記事:『無料の見積・請求書管理サービス「misoca」を使い始めました。』

経費整理など経理業務

経理業務については、記帳代行サービスを使って一部外注しています。
外注すると言っても送付する書類の整理をする必要はあるので、何もしなくてもいいわけではなく、時間は少なからず使います。

ついでに、利用しているのは「Q-TAX」です。
起業すると法人登記した住所に大量のチラシが届くのですが、どこでも記帳代行はやっていて、金額に大きな差はないかと思うので、信頼できそうな税理士、知り合いがいれば知り合いの税理士に頼むのがいいんじゃないか、と思いました。

事務用品の発注

事務用品は月末にまとめて発注するようにしています。
足りなくなったから発注、ではなくて、月末にまとめて発注するのおすすめです。

足りないのに気付いて発注しても既に遅いし、その都度発注するのも手間なので、不足がどの程度あるか確認して予備を持たせて発注するのがいいです。
在庫管理みたいな感じでやるといいかと。

事務用品と言っても、事務用品以外も買うことが多く、LOHACOをよく使っています。

LOHACOだと、1980円以上で送料無料、お届け日時も早く、購入までもスムーズで使いやすいです。
無印良品の商品も置いてあるので、無印にあるほしいアイテムも買えるのは地味に嬉しい。

そして、事務用品以外のモノが結構安いです。
特に水がお買い得で、よく買ってしまいます(もはや業務外の買い物ですが・・)
今のお買い得はこちら。
『水彩の森500ml 1ケース(500ml×24本入)』

1本50円だから、水をよく飲む人には結構おすすめ。
今は販売中止してしまったけど、クリスタルガイザーがまとめ買いだと1本30円でかなりお得でした・・!

ということで、月末にやっている事務作業の紹介でした。
毎月やることなので作業を少しでも軽減すると長い目でみると工数は大分減らせるんじゃないかと。
もし活用できる要素があったらぜひ取り入れてみてください。

どこまでが事務が判断難しく、事務作業に絞ってしまうとやや少なかったので、経営全般含めて次回はまとめてみようと思います。